海运订舱需要提供哪些信息：一份清单
海运订舱最少要 6 项信息：起运港、目的港、货物品名、箱型箱量、货好时间、联系人电话或微信。贸易条款、HS 编码、发货人、公司名称可以稍后补齐，但要在截单前确定，因为它们会进入提单和报关资料。提交的是订舱委托，船公司放舱、给出 S/O 后，才进入装箱、截关、补料和 VGM 这几步。
6 项必填信息
订舱前先把这 6 项写清楚，缺任何一项，货代都要回头再问一次，船期就可能往后排。
| 信息 | 为什么需要 | 常见填错 |
|---|---|---|
| 起运港 | 决定可选的船公司、航线，以及提空箱和还重箱的码头 | 只写省份或城市；同一城市有多个港区时没有写明是哪一个 |
| 目的港 | 决定航线、是否中转和目的港费用；送货到门还要目的地地址 | 只写国家；同名港口没写国家；把内陆城市当成港口 |
| 货物品名 | 船公司据此判断能否接受、是否属于危险品，也是提单和报关品名的基础 | 写成“配件”“样品”“杂货”等笼统名称；带电池、液体、粉末的货没有说明 |
| 箱型箱量 | 决定订哪种箱、订几个；走拼箱的写明“拼箱”和总体积、毛重 | 没算体积和重量就定箱型；重货按体积选箱，装完超重 |
| 货好时间 | 用来匹配船期、安排提柜和装箱 | 写成希望开船的日期；货还没好就订舱，临时改船 |
| 联系人电话或微信 | 放舱、截关时间和补充资料都要及时通知到人 | 留了不常看的号码；工厂和贸易商之间没有指定一个对接人 |
箱型箱量可以先用体积与计费重计算器算出总体积和总毛重，再对照集装箱规格表确定。
可以后补、但截单前要定的信息
贸易条款、HS 编码、发货人、公司名称、补充说明留空也可以提交订舱委托。其中贸易条款、HS 编码、发货人、公司名称会写进提单和报关资料，截单前必须确定。
- 贸易条款：决定这票货由哪一方订舱、运费在哪一端支付，以及提单上运费预付或到付的写法。
- HS 编码：报关单上的商品编号，要按实际货物归类，并与报关品名对得上。
- 发货人与公司名称：通常出现在提单发货人一栏，要与报关、收款等单据上的主体一致。
- 补充说明：装货地址、是否需要拖车和报关、货物是否超重超限、有无特殊包装或属性等。
放舱之后：S/O、截关与截单
船公司放舱后会给出订舱确认（S/O），上面的船名航次和各项截止时间，是后面每一步的时间表。
- S/O：船公司确认舱位的凭证，通常列出订舱号、船名航次、预计开船日期、提空箱和还重箱的地点，以及各项截止时间。提空箱一般凭订舱号办理。
- 截关：重箱最晚进港的时间。错过这个时间，箱子可能赶不上这条船。
- 截单：提交补料（提单资料）的最晚时间。过了截单再改资料，可能产生改单费用。
- VGM 截止时间：船公司或码头规定的 VGM 提交期限，与截关、截单分开计算。
各项时间以 S/O 和船公司通知为准，遇到改船、节假日或码头调整时会变动。
补料 SI：提单上写什么由它决定
补料（SI，Shipping Instruction）是交给船公司制作提单和舱单的资料。补料写错，提单就要改，改单可能产生费用，也可能影响目的港放货。
- 发货人、收货人、通知人的名称和地址。
- 品名、件数、包装方式、毛重和体积，与报关资料一致。
- 箱号和封号，装箱完成后才有。
- 唛头，以及运费预付或到付、提单类型和份数。
按《中华人民共和国海关进出境运输工具舱单管理办法》，舱单传输人要在货物申报以前向海关传输预配舱单主要数据；以集装箱运输的，发货人要在货物装箱以前向海关传输装箱清单电子数据。补料、舱单和报关单三处的数据要一致。
VGM：装船前要报的整箱重量
按《国际海上人命安全公约》（SOLAS）第 VI 章第 2 条，托运人要提供经核实的集装箱总重（VGM），在运输单证中写明，并提前交给船方和码头，用于编制积载计划。这项要求自 2016 年 7 月 1 日起实施。
- 方法一：装箱完成后整箱过磅。
- 方法二：称量全部货物、包装和垫料的重量，再加上箱体自重，这种方法须经主管机关认可。
常见的错误是只报货物重量、没有加上箱体自重，或者报了估算值，装箱后货量变了也没有更新。未在截止时间前提供 VGM 的箱子，可能无法按计划装船。
出口报关要准备的资料
出口报关按海关规定交验随附单证。委托货代或报关行代为申报的，还要有代理报关授权委托协议。
《中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定》（海关总署令第 277 号，2025 年 5 月 1 日起施行）第八条列明的随附单证包括以下几类，按照规定可以免于提交的除外。
- 合同、发票、装箱清单。
- 载货清单（舱单）、提（运）单。
- 代理报关授权委托协议。
- 进出口许可证件，以及法律、行政法规和海关总署规定的其他单证；依法需要实施检验检疫的货物，还要按规定提交相关单证。
发票和装箱单上的品名、件数、重量要与补料和 VGM 对得上。需要许可证件或检验检疫的商品，要在截关前办好。
常见问题
订舱时还不知道 HS 编码可以吗？
可以先提交。订舱委托的必填项是起运港、目的港、货物品名、箱型箱量、货好时间、联系人电话或微信，不含 HS 编码。但报关前必须确定，最好在截单前和其他资料一起补上。
提交订舱委托后，舱位就落实了吗？
还没有。提交的是订舱委托，不是订舱确认。货代核对舱位与船期后向船公司订舱，船公司放舱、给出 S/O 后，舱位才落实。
截关和截单有什么区别？
截关是重箱最晚进港的时间，截单是提交补料（提单资料）的最晚时间。两者通常不在同一时刻，具体以 S/O 和船公司通知为准。
参考来源
- 中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定（海关总署令第 277 号）
- 中华人民共和国海关进出境运输工具舱单管理办法（海关总署令第 172 号，2018 年修正）
- IMO：Verification of the gross mass of a packed container（SOLAS 第 VI 章第 2 条）
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本文按一般操作口径整理，具体以船公司、海关与目的国最新要求为准。